Plugin di prenotazione per il noleggio auto su WordPress: mezzi liberi, listino e pagamenti sul tuo sito

Quale software usare per le prenotazioni online di un autonoleggio?

Se il tuo sito è fatto con WordPress, un plugin di prenotazione: il cliente sceglie sede e date, vede solo i mezzi liberi e paga dal tuo sito.

Noi ne abbiamo costruito uno, DNA NBT Manager, dove NBT sta per noleggio a breve termine. Serve per auto, scooter, furgoni e barche, con una sede o con tante.

Cosa fa, in poche righe:

• Solo mezzi liberi: il sito mostra i mezzi disponibili per sede e date, e nasconde quelli prenotati o fermi.
• Prezzi di stagione: listino per sede, sconti per durata e supplemento per i neopatentati.
• Pagamento con Stripe: tutto subito o un acconto, con l’incasso sul tuo conto.
• Più sedi, quattro lingue: ogni sede ha il suo accesso, e il turista prenota anche in inglese, tedesco o francese.
• Banco e sito insieme: le prenotazioni prese in sede finiscono nello stesso calendario.

L’ultima voce sembra un dettaglio.

Ferragosto, nove del mattino. Al noleggio di Elena, a Capri, si presentano due coppie per lo stesso scooter.

Una l’aveva prenotato al telefono con il collega di Anacapri, l’altra con lei su WhatsApp, alle undici di sera.

Lo scooter era uno solo.

Succede quando le prenotazioni arrivano da telefono, WhatsApp e portali, e il sito mostra solo foto e numero di telefono.

Cosa deve fare un sistema di prenotazione per autonoleggio

Chi noleggia mezzi lavora quasi sempre con telefonate, WhatsApp e un quaderno, più un portale che trattiene una commissione su ogni noleggio.

Il cliente ti trova su Google, arriva sul sito e non può prenotare.

Allora scrive, aspetta, e intanto guarda altrove.

Un software di prenotazione per autonoleggio deve fare tre cose sul serio:

• mostrare solo i mezzi davvero liberi, in un calendario dove finiscono anche le prenotazioni prese in sede e i fermi;
• calcolare il prezzo giusto, che dipende dalla stagione, dalla durata e dall’età di chi guida;
• far pagare almeno un acconto, con l’incasso che arriva a te.

Software per le prenotazioni online: le tre strade

Chi cerca un software per il noleggio auto trova tre famiglie di programmi. La scelta dipende da dove vuoi che il cliente prenoti.

Un gestionale per autonoleggio, in abbonamento. È un programma online, separato dal sito, che segue flotta e noleggi. Prima di firmare, chiedi come le prenotazioni arrivano dal tuo sito.

Un plugin di prenotazione generico per WordPress. Molti si appoggiano a WooCommerce, il plugin dei negozi online: RnB, BRW e WooCommerce Bookings, per esempio.

Vanno bene per un appuntamento. Sedi con accessi separati, stagioni, neopatentati, coperture e prenotazioni al banco però vanno costruiti sopra, con altri plugin o a mano.

C’è anche Vik Rent Car, fatto per il noleggio, con una versione gratuita e una Pro, come riporta il confronto di PluginSuggest.

Un plugin pensato per chi noleggia mezzi, come DNA NBT Manager. Nasce con sedi, stagioni, neopatentati, coperture e un calendario unico per sito e banco. E non chiede WooCommerce né altri plugin a pagamento.

Se vuoi vederlo subito con i tuoi mezzi, puoi chiederci un’installazione di prova.

Come prenota il cliente, dalla ricerca al pagamento

Sul sito il noleggio diventa una pagina dentro il tuo tema, con la grafica, i menu e il piè di pagina che hai già. Funziona anche dal telefono, che per un turista in spiaggia è tutto.

Ecco il percorso, dalla ricerca alla conferma:

Una ricerca che conosce la flotta

Il cliente indica la sede, le date di ritiro e di riconsegna e la fascia d’età di chi guiderà. Se vuole, filtra per categoria.

I mezzi già prenotati, riservati a un altro cliente mentre paga o fermi per manutenzione non compaiono.

E se qualcuno prova comunque a chiederne uno occupato, il sito lo avvisa.

Ogni scheda mostra foto, prezzo al giorno, posti, bagagli, porte e cambio.

Un pulsante apre la scheda completa, con documenti, cauzione e regole del ritiro.

Le categorie sono auto, scooter e moto, furgoni, barche e altri mezzi come e-bike o quad. Accendi solo quelle che noleggi, e le altre spariscono dal sito.

Extra, orari e dati

La prenotazione si chiude in quattro passi: extra, dati, pagamento, conferma.

Accanto resta il riepilogo con mezzo, date e totale, che si aggiorna mentre il cliente sceglie.

Le coperture, cioè le assicurazioni in più, stanno in un riquadro separato dagli accessori, e ogni mezzo propone solo gli extra che hanno senso. Un gommone non ti chiede le catene da neve.

Il cliente sceglie l’ora di ritiro e di riconsegna tra quelle in cui la sede è aperta.

Prima di pagare legge cosa serve al ritiro e fino a quante ore prima può cancellare gratis.

Il pagamento con Stripe

Il pagamento passa da Stripe, un servizio che incassa i pagamenti con carta per conto di chi vende online.

Il cliente paga sulla pagina sicura di Stripe, e i dati della carta non passano dal tuo sito.

L’incasso va direttamente sul tuo conto Stripe.

Decidi tu se far pagare tutto subito o solo un acconto in percentuale, con il resto da saldare al ritiro.

Mentre il cliente paga, il mezzo resta riservato a lui per 15 minuti.

«E se il pagamento non va a buon fine?»

Il mezzo torna libero.

La prenotazione risulta confermata solo quando Stripe comunica che il pagamento è arrivato.

Chi preferisce pagare in sede manda una richiesta, che la sede conferma o rifiuta dal pannello. Se fai pagare tutto al banco, Stripe non serve.

Listino: stagioni, noleggi lunghi e neopatentati

Sulla scheda di ogni mezzo scrivi il prezzo al giorno.

Poi, per ogni sede, indichi solo quando il prezzo cambia: «dal 1° luglio al 31 agosto +40%», «bassa stagione −15%».

Un noleggio a cavallo di due stagioni paga ogni giorno col suo prezzo.

Uno scooter dal 28 giugno al 3 luglio paga tre giorni al prezzo di giugno e gli altri a quello di luglio. Il conto lo fa il sistema.

E ci sono gli sconti per durata, come il 10% dal settimo giorno e il 25% da un mese in su: vale il più alto raggiunto, mai due insieme.

Per i neopatentati decidi tu la soglia d’età.

Chi la indica nella ricerca vede solo i mezzi adatti, con il supplemento già nel prezzo.

Ogni sede ha poi i suoi orari, la pausa pranzo, la cauzione e le ore entro cui si cancella gratis. Le stesse regole valgono sul sito e al banco.

Il lavoro della sede: calendario, banco e clienti

La gestione sta dentro WordPress, nel menu del plugin: prenotazioni, calendario, clienti, veicoli, accessori, sedi, aspetto e impostazioni.

Il calendario della flotta

Il calendario ha una riga per mezzo e una colonna per giorno.

Una barra verde è una prenotazione confermata, una gialla è da confermare, una grigia è un fermo.

I fermi per manutenzione si segnano sul mezzo, e da quel momento il sito smette di offrirlo in quelle date.

L’elenco delle prenotazioni si filtra per sede, stato e pagamento: vedi subito chi ha pagato con carta e chi salderà in sede.

La prenotazione presa al banco o al telefono

Quando il cliente entra in sede o ti chiama, apri «Nuova prenotazione» e scegli sede, date, un mezzo libero e il cliente.

Il totale lo calcola il sistema con il listino in vigore.

E il mezzo risulta subito occupato, anche per chi prenota online.

Se il cliente paga in sede la prenotazione è già confermata, altrimenti gli mandi il link per pagare con carta.

Se poi cambi date, ore, mezzo o accessori di una prenotazione, il prezzo si ricalcola. Se quel mezzo intanto l’ha preso qualcun altro, la modifica non si salva.

Due prenotazioni sovrapposte sullo stesso mezzo non nascono mai, nemmeno quando due colleghi confermano nello stesso momento. La telefonata di Anacapri e il WhatsApp delle undici di sera sarebbero finiti nello stesso calendario.

Hai ancora il quaderno sul banco? Scrivici e prova il calendario con i tuoi mezzi.

Schede cliente, email e WhatsApp

Chi prenota diventa una scheda cliente, privato o azienda, con codice fiscale, partita IVA, PEC e storico dei noleggi.

Dalla prenotazione apri WhatsApp con un clic, con il messaggio già scritto: «Ho ricevuto la richiesta», «È confermata», il promemoria del ritiro.

Le email invece partono da sole.

Alla sede arriva ogni nuova prenotazione con nome, telefono, mezzo, date e totale, e al cliente il riepilogo e poi l’esito, nella lingua in cui ha prenotato.

Più sedi, quattro lingue e il tuo marchio

Ogni sede ha una pagina pubblica con foto, indirizzo, orari, mappa, i suoi mezzi e i pulsanti per chiamarla o scriverle su WhatsApp.

Ogni sede ha anche un accesso suo.

Chi lavora a Salerno vede solo prenotazioni, calendario, clienti e mezzi di Salerno, e gli avvisi arrivano all’email di quella sede. Tu, da titolare, le vedi tutte.

Se una sede usa già un portale esterno, come Gestirent, può mostrare un pulsante che porta lì il cliente.

È solo un collegamento: le due agende restano separate.

Il percorso di prenotazione parla quattro lingue: italiano, inglese, tedesco e francese.

Le descrizioni dei mezzi restano come le scrivi tu.

Nome, logo e colori li cambi dal pannello, con l’anteprima che si aggiorna mentre scrivi.

Davanti ai tuoi clienti non c’è nessun marchio nostro, né sul sito né nelle email. Le funzioni in breve sono anche sul sito di DNA NBT Manager.

Perché le prenotazioni devono arrivare sul tuo sito

«Ma io sono già sui portali. Perché dovrei lasciarli?»

Non devi lasciarli. I portali ti fanno conoscere, e conviene restarci.

Chi però ti ha già trovato, su Google o passando davanti alla sede, deve poter prenotare da te, senza finire su una pagina con i tuoi concorrenti.

Ecco le tre strade messe a confronto:

Con DNA NBT Manager le prenotazioni non ti costano commissioni. L’unico costo che cresce con l’incasso sono le tariffe di Stripe, che per le carte europee standard partono da 1,5% + 0,25 € a transazione, secondo il listino di Stripe.

I dati dei clienti stanno nel database del tuo WordPress, sul tuo hosting.

Così l’anno prossimo il cliente lo richiami tu.

Per portare più gente sul sito, invece, leggi come aumentare le prenotazioni di un autonoleggio.

Cosa serve per partire, e cosa resta fuori

Servono tre cose:

• un sito WordPress dalla versione 6.0 in su, con il tema che usi oggi;
• un conto Stripe, se vuoi il pagamento con carta: si apre gratis;
• una casella email per gli avvisi.

La casella la colleghiamo noi, perché su molti hosting le email di WordPress finiscono nello spam o non partono.

Le pagine Privacy, Cookie e Termini sono già pronte come testi di esempio.

Prima di andare online falle rivedere dal tuo consulente, perché dei dati dei clienti rispondi tu.

Ci sono anche cose che oggi il plugin non fa, ed è meglio saperle prima:

• non prepara il contratto di noleggio da firmare;
• non invia la comunicazione CaRGOS, con cui chi noleggia mezzi manda alla Polizia i dati dei clienti;
• non emette la fattura elettronica;
• non blocca la cauzione sulla carta del cliente.

Per queste cose continui a usare gli strumenti che hai: il plugin si ferma quando la prenotazione è nel calendario.

Lavori anche con il noleggio a lungo termine? Per quello c’è un prodotto gemello, il plugin WordPress per il noleggio a lungo termine, che ragiona in canoni mensili e preventivi.

Con il plugin, lo scooter prenotato dal sito alle undici di sera risulta già occupato anche al banco di Anacapri.

Per vedere come andrebbe nel tuo noleggio, chiedici una prova con i tuoi mezzi.