Come scegliere una web agency: le domande da fare, i contratti e i segnali d’allarme

Quasi tutti scelgono la web agency guardando l’ultima riga del preventivo.

Tre fogli sul tavolo, tre totali, e si firma quello più basso.

Oppure quello più alto, pensando che costi di più perché vale di più.

Peccato che quei fogli quasi mai parlino della stessa cosa.

Uno ha cinque pagine e i testi scritti da loro. Uno dice «sito completo» e basta. Uno ha il dominio intestato all’agenzia, e nessuno te lo dice.

Il totale si guarda per ultimo.

Come scegliere una web agency, allora? Prima del prezzo guarda cinque cose:

• I lavori veri: siti online che puoi aprire e controllare.
• Le intestazioni: a chi resteranno il sito, il dominio e gli accessi ai servizi collegati.
• Il dopo: cosa succede quando il sito è online.
• Il contratto: cosa c’è scritto nero su bianco.
• I risultati: come verranno misurati.

Un’agenzia che risponde chiaro su tutte e cinque può costare più o meno delle altre. Almeno sai cosa stai comprando.

Prima di cercare: metti per iscritto cosa ti serve

Molti preventivi impossibili da confrontare nascono da una richiesta vaga.

«Mi serve un sito» può voler dire una pagina con il numero di telefono, oppure un negozio online con duecento prodotti.

Prima di chiamare chiunque, scrivi su un foglio a cosa deve servire il sito: più telefonate, più richieste di preventivo, vendite online, prenotazioni.

Aggiungi chi sono i tuoi clienti e cosa hai già: logo, foto, testi, un vecchio sito, una pagina Facebook. E quanto puoi spendere quest’anno, contando anche i costi che tornano ogni anno.

Decidi anche chi seguirà il progetto dalla tua parte.

Un sito si blocca più spesso per un’approvazione che non arriva che per un problema tecnico.

Con questo foglio puoi mandare la stessa richiesta a tre agenzie, e ricevere offerte che parlano della stessa cosa.

Le domande da fare alla prima chiamata

La prima chiamata serve più a te che a loro.

Ascolta soprattutto le domande che ti fanno.

Un’agenzia seria vuole sapere come lavori, chi sono i tuoi clienti, da dove arrivano oggi le richieste.

Se dopo dieci minuti state già parlando di colori e animazioni, il progetto partirà dalla grafica. Il tuo obiettivo arriverà dopo, se arriva.

Poi tocca a te. Ecco cosa chiedere:

• chi lavorerà davvero sul tuo progetto, e chi sarà la persona da chiamare, con nome e numero;
• come si svolge il lavoro, dalla prima riunione al giorno in cui il sito va online;
• quante volte puoi chiedere modifiche senza pagare di più;
• chi aggiorna il sito dopo la pubblicazione e chi fa i backup, cioè le copie di sicurezza;
• quanto tempo passa tra una tua richiesta e la loro risposta.

Google ha una pagina che si chiama «Hai bisogno di un esperto SEO?». SEO è il lavoro per far comparire il sito tra i risultati di Google.

Lì suggerisce domande simili a chi deve scegliere un consulente: esempi di lavori precedenti, risultati previsti e in che tempi, come si misura il successo.

Valgono anche per una web agency, e i clienti che ce le fanno sono quelli con cui lavoriamo meglio.

Portfolio e referenze: come verificarle davvero

Il primo lavoro da guardare è il sito dell’agenzia stessa. Se è lento, fermo da anni o scomodo da leggere dal telefono, difficilmente il tuo verrà meglio.

Cerca anche il suo nome su Google e leggi le recensioni della scheda. Guarda soprattutto come risponde a quelle negative.

Il portfolio è la raccolta dei lavori che l’agenzia ha già fatto.

Se è fatto solo di immagini, non dimostra niente.

Chiedi i link dei siti online e aprili dal telefono, perché è da lì che li vedranno i tuoi clienti. Controlla se si caricano in fretta, se toccando il numero parte la chiamata, se i moduli di contatto funzionano.

Poi scorri fino in fondo. L’anno accanto al simbolo © e la data delle ultime notizie ti dicono se il sito è ancora curato.

Le altre cose da controllare, dai pulsanti agli orari, sono nella guida su cosa deve avere il sito di un’attività locale.

Restano le referenze, la verifica che fanno in pochi: telefona a uno dei clienti del portfolio. L’agenzia ha rispettato tempi e prezzi? Quando qualcosa si è rotto, ha risposto?

Se un’agenzia non vuole metterti in contatto con nessun cliente, chiediti perché.

Conta anche il settore. Un concessionario ha bisogno di schede delle auto e richieste di test drive, uno studio dentistico di regole precise quando parla ai pazienti.

Chi ha già lavorato nel tuo campo questi problemi non li scopre a spese tue. Come raccontiamo i nostri progetti lo vedi nella sezione casi studio. I lavori, divisi per settore, sono nel nostro portfolio.

Dominio, sito e account: devono essere intestati a te

Michele fa il falegname a Fisciano. Una sera mi ha mandato su WhatsApp la foto di tre preventivi per il sito, appoggiati sul banco in mezzo alla segatura.

«Enzo, me li guardi tu? Non so come scegliere.»

Il primo era di una riga sola, «Sito web completo». Gli ho suggerito una domanda: a chi sarebbe stato intestato il dominio.

La risposta è arrivata il giorno dopo: «A noi, per comodità.»

È il punto su cui si litiga di più quando un rapporto finisce. E si risolve in cinque minuti all’inizio.

Il dominio è l’indirizzo del sito, per esempio tuaazienda.it: sta sui biglietti da visita, sulle fatture, nelle pubblicità.

Se un giorno non è più tuo, chi lo conosce non ti trova più. Per questo il dominio va registrato a nome tuo o della tua azienda.

«E come faccio a saperlo?»

Per i domini .it lo controlli da solo.

Il Registro .it, l’ente che li gestisce tutti, rende visibile tramite il servizio WHOIS l’associazione tra nome a dominio e nome del registrante.

In pratica: sul sito del Registro .it scrivi il tuo dominio nella ricerca WHOIS e vedi a nome di chi è registrato.

Nei forum di piccoli imprenditori la storia è sempre quella: il fornitore ha il dominio a nome suo e, quando il cliente vuole cambiare, chiede soldi o smette di rispondere.

Da lì si arriva alla diffida formale per ottenere i dati di accesso, la lettera dell’avvocato prima del tribunale.

Lo stesso vale per tutto il resto.

Devi avere l’accesso da amministratore, quello che permette di fare tutto, sia al sito sia all’hosting, il computer sempre acceso dove il sito abita.

Devono essere tuoi anche gli account dei servizi collegati:

• Google Analytics: conta le visite e cosa fanno le persone sul sito.
• Search Console: mostra per quali ricerche il sito compare su Google.
• Google Business Profile: la scheda della tua azienda su Google Maps.
• Meta Business Suite: il pannello di Facebook e Instagram.
• Gli account pubblicitari: quelli da cui si pagano le inserzioni.

L’agenzia lavora come utente invitato.

Vedila così: le dai una copia delle chiavi del negozio, come a un tecnico, e le chiavi originali restano a te.

Attenzione infine ai siti costruiti con un programma dell’agenzia, offerti a poco in cambio di un canone.

Se non puoi portarli via su un altro hosting, li stai affittando.

Se stai raccogliendo preventivi, mettine nel mucchio uno che si legge senza telefonare: il nostro è nella pagina del sito per la tua attività.

Hosting, manutenzione, contratto e tempi

Dopo la pubblicazione, un sito fatto con WordPress va tenuto aggiornato.

E vanno fatti backup regolari, conservati fuori dall’hosting del sito.

Fatti dire cosa copre il canone di manutenzione: ogni quanto si fanno i backup, dove stanno, quanto passa tra una tua segnalazione e l’intervento. E se cambiare un testo o una foto è compreso o si paga a parte.

Nel contratto, cinque cose vanno scritte nero su bianco:

1. Le fasi del lavoro con le date, legate anche a quando consegni tu i materiali.
2. Quante modifiche puoi chiedere in ogni fase.
3. Come si paga, meglio se a rate, man mano che le fasi vengono consegnate.
4. Cosa succede se il rapporto si chiude: come e in quanti giorni ti consegnano accessi, file e backup.
5. Chi si occupa delle pagine legali, cioè la privacy policy e il banner dei cookie.

Un’agenzia seria non ha problemi a mettere queste cose per iscritto.

Quella che risponde «poi vediamo» ti sta dicendo come gestirà gli imprevisti.

SEO e misurazione dei risultati

Sulla SEO la regola è una: diffida da chi garantisce posizioni.

Google lo scrive chiaro nella pagina citata prima: nessuno può garantire il primo posto.

Diffida anche di chi dice di avere rapporti privilegiati con Google, di chi vende pacchetti di link comprati su altri siti, di chi non sa spiegarti cosa farà sul tuo.

Chiedi invece cosa verrà misurato. Le visite contano poco: a un’impresa interessano le richieste di preventivo, le telefonate partite dal sito, i messaggi WhatsApp, le vendite.

Un buon fornitore imposta Google Analytics 4 perché conti proprio queste azioni, e ti manda un resoconto che capisci senza un traduttore.

Se è pieno di grafici e non ti dice quanti contatti ha portato il sito questo mese, è fatto per impressionarti.

Segnali d’allarme

Alcuni campanelli suonano già mentre ti stanno vendendo il servizio:

• un preventivo di una riga, «sito web completo», senza l’elenco delle pagine;
• un prezzo molto più basso degli altri, senza spiegazione;
• promesse di primo posto su Google o di risultati in pochi giorni;
• nessun link a lavori online, o siti del portfolio che non esistono più;
• email che arrivano dopo giorni quando devono ancora convincerti;
• il dominio a nome loro, niente accesso da amministratore, le tue campagne sui loro account pubblicitari.

Ognuna di queste cose, da sola, può avere una spiegazione. Sommate, ti lasciano senza strumenti il giorno in cui vuoi cambiare.

Come confrontare i preventivi

Per la creazione di un sito web a Salerno, ProntoPro riporta una fascia che va da 300 a 3.000 €.

Da cosa dipende lo spieghiamo nell’articolo sulla realizzazione di siti web a Salerno. Dentro quella fascia ci sono lavori molto diversi, per questo due preventivi si confrontano voce per voce, mai sul totale.

È la tabella che ho mandato a Michele quella sera:

Michele l’ha compilata a matita per tutti e tre. Ha scelto l’unico preventivo che rispondeva a ogni riga, e il dominio l’ha registrato a nome suo il primo giorno.

Se ti trovi a decidere tra due agenzie serie, scegli quella che ha capito meglio la tua attività. Con lei lavorerai per anni.

Hai già dei preventivi sul tavolo? Prendi le sette voci della tabella e, per ognuno, scrivi accanto cosa dice.

Se vuoi confrontarli anche con il nostro, prezzo e contenuto sono nella pagina il sito per la tua attività. Da lì puoi farci tutte le domande di questa guida.