L’automazione WhatsApp per i lead manda un messaggio dal numero dell’azienda a chi compila il tuo modulo, pochi secondi dopo. Anche alle undici di sera.
Poi la chat passa a un venditore, che la trova già avviata.
Le strade per farlo sono tre: l’API ufficiale tramite un provider, Make come regia, il tuo numero collegato con un QR. Qui le mettiamo a confronto, con cosa scrivere e cosa misurare.
Perché tanta fretta?
Una ricerca pubblicata nel 2011 su Harvard Business Review, su 1,25 milioni di contatti arrivati da internet, l’ha misurato.
Chi prova a richiamare un contatto entro un’ora ha più di sessanta volte le probabilità di parlarci davvero, rispetto a chi aspetta un giorno o più.
Gli stessi autori hanno mandato una richiesta di prova a 2.241 aziende americane. Il 37% ha risposto entro un’ora.
Il 23% non ha risposto mai.
Cos’è un’automazione WhatsApp per i lead
Il lead è chi ti lascia nome e telefono: nel modulo del sito o in un Lead Ad, la pubblicità di Facebook e Instagram con un modulo dentro.
L’automazione è il filo che lega quel modulo a WhatsApp. Appena arriva il contatto, uno strumento gli scrive con il suo nome e la sua richiesta, e avvisa chi deve seguirlo.
Perché WhatsApp e non una telefonata?
Perché la telefonata del giorno dopo arriva da un numero sconosciuto, e spesso resta senza risposta.
Un messaggio arrivato mentre la persona ha ancora il telefono in mano viene letto. Anche alle dieci di sera o la domenica, quando nessuno guarda il CRM, il programma dove tieni i contatti.
Se vuoi vedere com’è fatto uno strumento del genere, Chatpilot scrive ai tuoi lead dal numero che usi già. L’abbiamo costruito noi.
Come creare un’automazione WhatsApp per i lead: lo schema
Qualunque strumento tu scelga, lo schema è questo:
- il lead compila il modulo del sito, il Lead Ad o un modulo di Google;
- lo strumento riceve i dati e controlla che il numero sia scritto bene, col prefisso;
- parte il messaggio WhatsApp con il nome e la richiesta;
- il venditore di turno riceve una notifica con i dati del contatto;
- il lead finisce nel CRM o in un foglio di calcolo, con la fonte e l’orario.
Il passaggio 2 sembra una sciocchezza. È quello che rompe più automazioni.
Nei moduli la gente scrive «333 1234567», «+39333…», «0039…», a volte il fisso di casa. Se il numero non viene sistemato, il messaggio non parte.
E nessuno se ne accorge.
Se i lead arrivano dalle campagne, sistema prima il modulo: domande giuste, telefono obbligatorio, consenso chiaro. Come si fa è nella guida a Meta Lead Ads, i moduli di Facebook e Instagram.
Le tre strade per mandare il messaggio automatico
Cambiano per il numero che usi, per quanto paghi e per quanto rischi.
API ufficiale tramite un provider
La WhatsApp Business Platform, che tutti chiamano «API», è il canale ufficiale con cui i programmi delle aziende si collegano a WhatsApp.
Ci arrivi tramite un provider autorizzato da Meta, oppure direttamente con la Cloud API di Meta.
Per scrivere per primo a qualcuno serve un template approvato, un testo pronto che Meta controlla e mette in una categoria. Quando il lead risponde si apre una finestra di 24 ore, in cui puoi scrivergli liberamente.
«E i messaggi quanto costano?»
Meta fa pagare a messaggio, con tariffe diverse per paese e per categoria, come spiega la pagina dei prezzi della piattaforma.
Dal 1° ottobre 2026 si pagano anche i messaggi liberi dentro la finestra di 24 ore. Lo scrive Meta nella pagina sui prezzi dei messaggi non template.
Un conto con le tariffe italiane, su 300 lead al mese, lo trovi nell’articolo sulla WhatsApp Business API per i lead.
È la strada più solida e regge molti lead. Costa di più da impostare e chiede pazienza con i template.
Make come regia
Make è un servizio online che collega programmi diversi, come Zapier. Da solo non manda messaggi WhatsApp: smista i dati tra i programmi.
Prende il lead da Facebook o dal sito, sistema il numero e lo passa al servizio WhatsApp collegato. Poi avvisa il venditore e scrive nel CRM.
Puoi cambiare il messaggio in base al modulo o alla sede. In cambio qualcuno deve costruire lo scenario, cioè la catena di passaggi, e tenerlo d’occhio.
Se un passaggio si rompe, i messaggi smettono di partire.
In silenzio.
Succede quando scade il token di Facebook, la chiave con cui Make entra nel tuo account, o quando qualcuno rinomina un campo del modulo. È il lavoro che facciamo nel servizio di WhatsApp marketing per le aziende.
Numero collegato con il QR
La terza strada usa il numero che hai già.
Lo colleghi a un servizio come colleghi WhatsApp Web: inquadri con il telefono il codice QR, il quadratino a puntini sullo schermo. Da lì il servizio manda il primo messaggio al posto tuo.
Niente template, niente costi a messaggio, e il lead vede il numero che poi lo richiamerà.
Un dettaglio che conta: Meta non certifica queste soluzioni.
Le condizioni di servizio di WhatsApp vietano l’uso dei servizi «con mezzi automatizzati» in modo non autorizzato. Un numero che scrive a tanti sconosciuti viene limitato o bloccato.
Un solo messaggio a chi ha appena lasciato il numero, con pochi contatti e un tetto al giorno, abbassa molto il rischio. Per le campagne di massa questa strada è sbagliata.
| API ufficiale con provider | Make come regia | Numero collegato con QR | |
|---|---|---|---|
| Numero usato | registrato sulla piattaforma | dipende dal servizio WhatsApp collegato | il tuo numero attuale |
| Primo messaggio | solo template approvato | dipende dal servizio WhatsApp collegato | testo libero |
| Costo dei messaggi | a messaggio, secondo le tariffe Meta | quello del servizio WhatsApp più l’abbonamento a Make | nessuno, c’è il canone del servizio |
| Quanti contatti regge | tanti, con più persone sulle chat | tanti | pochi, con un limite al giorno |
| Rischio blocco | basso se rispetti le regole | dipende dal servizio WhatsApp collegato | più alto, va usato con misura |
Se è il lead a scriverti per primo
C’è anche la strada al contrario: niente modulo, è la persona ad aprire la chat.
Succede con gli annunci click-to-WhatsApp di Facebook e Instagram, con il pulsante WhatsApp sul sito o con un QR sul banco del negozio.
Qui il problema del primo messaggio non c’è. La conversazione la apre il cliente, e puoi rispondergli con testo libero.
Con l’app WhatsApp Business basta il messaggio di benvenuto. Parte da solo a chi ti scrive per la prima volta, o dopo 14 giorni senza messaggi, come spiega la pagina di WhatsApp sul benvenuto.
Attenzione però: il benvenuto risponde, non scrive per primo. A chi compila un modulo non arriva niente, ed è per questo che servono le tre strade qui sopra.
Con l’API, poi, una conversazione partita da un annuncio click-to-WhatsApp apre 72 ore in cui i messaggi non si pagano.
Cosa scrivere nel primo messaggio WhatsApp al lead
Il primo messaggio deve far capire che la richiesta è arrivata a una persona, e far fare un passo piccolo.
Bastano tre o quattro righe: il nome, chi scrive, cosa ha chiesto, una domanda a cui si risponde in due secondi.
Per una concessionaria:
«Ciao Marco, sono Luca di [concessionaria]. Ho visto la tua richiesta sulla Tiguan 2021. Preferisci che ti mandi qui foto e prezzo finale, o ti chiamo io?»
Per uno studio dentistico, dove di solito si dà del lei:
«Buongiorno signora Russo, è lo studio [nome]. Abbiamo ricevuto la sua richiesta: preferisce essere chiamata in mattinata o nel pomeriggio?»
Lascia fuori quello che sa di volantino: il messaggio lungo una schermata, i tre link, il «Gentile cliente», la promozione nella prima riga.
Negli studi medici, niente domande sui sintomi in chat.
E con l’API ricorda che la categoria la decide Meta: se nel testo ci sono offerte, il template finisce tra i messaggi marketing, che costano di più.
Se il lead non risponde
Molti leggono, rimandano a quando hanno un minuto e se ne dimenticano.
Basta un promemoria il giorno dopo, con la stessa domanda. Se resta senza risposta, chiama il venditore, da un numero che la persona ha già visto in chat.
Dal messaggio automatico al venditore: chi riprende la conversazione
Il messaggio automatico apre la porta. Se poi nessuno entra, il lead si raffredda lo stesso.
Un caso tipico, e banale: le risposte finiscono sul telefono di un venditore in ferie, e per una settimana nessuno le legge.
Per evitarlo servono tre cose:
- Un responsabile per ogni lead: scelto in automatico, a turno o per sede, e avvisato con nome, numero, richiesta e link alla chat.
- Un tempo massimo per rispondere: in orario di apertura, entro un’ora è un obiettivo ragionevole.
- Un controllo a fine giornata: sui lead che nessuno ha ancora seguito.
Se dopo il primo messaggio risponde un assistente AI, deve esserci sempre un modo rapido per parlare con una persona. Lo chiedono le regole di WhatsApp per le aziende.
Consenso e privacy: cosa ti serve prima di scrivere su WhatsApp
WhatsApp chiede che la persona ti abbia dato il numero e abbia accettato di ricevere messaggi dalla tua azienda.
Il consenso puoi raccoglierlo nel modulo, con il nome dell’azienda e a cosa si dice sì. Basta una riga:
«Accetto di essere ricontattato da [nome azienda] via telefono e WhatsApp per la mia richiesta».
La guida di Meta sull’opt-in consiglia anche di spiegare come smettere di ricevere i messaggi.
Poi c’è la privacy. Rispondere a una richiesta appena fatta, come un preventivo, vuol dire darle seguito.
Mandare tra tre mesi le promozioni di fine anno è marketing.
Per il marketing via WhatsApp il Garante per la privacy chiede un consenso dato prima e solo per quello. Le sue linee guida su attività promozionale e spam citano WhatsApp per nome.
Quindi metti due caselle nel modulo: una per la richiesta e una, facoltativa, per le offerte.
Cosa misurare per capire se l’automazione funziona
Cinque numeri bastano:
- il tempo di risposta, dal modulo al primo messaggio: pochi secondi;
- i messaggi consegnati rispetto ai lead, che ti dicono quanti numeri sono sbagliati o senza WhatsApp;
- il tasso di risposta, cioè quanti lead su cento ti rispondono;
- appuntamenti, preventivi e contratti, divisi per fonte;
- il costo per lead convertito, cioè quanto hai speso in pubblicità per ogni lead diventato cliente.
Il primo è un allarme: se un giorno sale a qualche ora, qualcosa si è rotto.
Il terzo ti dice se il testo funziona: confronta due versioni del messaggio.
Guarda anche quante persone ti bloccano: se crescono, scrivi a chi non se lo aspetta.
Per usare WhatsApp anche per promozioni e assistenza c’è la guida al WhatsApp marketing, con regole ed esempi.
Due esempi di strumenti: Chatpilot e Chatpilot API
Con Chatpilot il numero dell’azienda si collega con il QR, senza l’API di Meta. Quando arriva un lead parte il messaggio con il suo nome, e la chat continua sul telefono come sempre.
È pensato per chi riceve pochi contatti al giorno. Cosa fa, i suoi limiti e il confronto con l’API sono nell’articolo sul WhatsApp marketing senza API con Chatpilot.
Come si attiva, schermata per schermata, lo trovi nella guida a Chatpilot passo passo.
Chatpilot API lavora sulla piattaforma ufficiale, ed è per chi vuole mandare anche campagne a chi ha dato il consenso.
Torna per un attimo a quel 37% dell’inizio.
Con il messaggio automatico la tua prima risposta parte in pochi secondi, e al venditore resta tutta l’ora per chiamare.
Se vuoi stare in quel 37% senza caricare di lavoro chi vende, qui vedi come Chatpilot apre la chat con i tuoi lead.
Domande frequenti
Posso mandare un messaggio WhatsApp automatico ai lead di Facebook?
Sì. Il Lead Ad raccoglie il numero, e uno strumento collegato manda il messaggio pochi secondi dopo. Può essere Make, un provider ufficiale o un servizio con il numero collegato col QR. Nel modulo serve il consenso a essere ricontattati anche su WhatsApp.
Qual è un’app per mandare messaggi automatici su WhatsApp?
WhatsApp Business manda da solo benvenuto e assenza, ma solo a chi ti scrive. Per scrivere tu a chi compila un modulo serve altro. Le strade sono tre: un provider della piattaforma ufficiale, Make collegato a un servizio WhatsApp, o uno strumento che usa il tuo numero col QR, come Chatpilot.
Serve per forza l’API ufficiale di WhatsApp?
No. L’API è la strada certificata e regge tanti contatti, però richiede template approvati e costa a messaggio. Per pochi lead al giorno si usano anche servizi che collegano il numero che hai già, che Meta non certifica.
Quanto costa l’automazione WhatsApp sui lead?
Con la piattaforma ufficiale paghi i messaggi consegnati secondo le tariffe Meta, più il provider. Con Make paghi l’abbonamento e il servizio WhatsApp collegato. I servizi con il numero collegato col QR hanno di solito un canone mensile fisso.
Il mio numero rischia di essere bloccato?
Rischia se scrivi a chi non ti ha dato il consenso, se mandi tanti messaggi uguali in poco tempo o se molti ti segnalano. Un messaggio a chi ha appena compilato il modulo è il caso più sicuro.
Il tuo prossimo lead può sentirti tra pochi secondi
Chatpilot scrive su WhatsApp a chi compila il tuo modulo, dal numero dell'azienda, anche la domenica sera. Sul sito vedi come si collega e quanto costa.
Vedi come si collega
